Implante Controle ORÇAMENTÁRIO por SETOR e reduza CUSTOS!

Se sua empresa já existe há um bom tempo, é bem possível que haja um controle dos gastos.

Mas será que ela é feita por SETOR? Ou seja, por Centros de Custo e delegando um “pai da criança” a cada um deles?

Quando você partilha a empresa e delega responsabilidades as pessoas com bônus e ônus, elas tendem a ser mais cuidadosas e assertivas em suas atividades.

O controle orçamentário por Centros de Custo é uma prática antiga e muito conhecida, mas poucas empresas a utilizam. Seja pelo fato de achar que “dá muito trabalho”, ou por achar que não surte muitos resultados.

Mas vou te contar um pequeno segredo: já presenciei empresas que tinham apenas um controle ‘macro’ sobre suas despesas, reduzindo seus custos em quase 20% após Implantação de um Controle orçamentário por Centro de Custo.

A empresa passou a gastar melhor, com mais eficiência, barganhando mais e exigindo inclusive mais qualidade nas entregas.

Com essa política você cria uma ‘concorrência interna’ saudável, uma vez que cada ‘pai’ quer cuidar melhor ainda de ‘sua criança’, instigando assim o engajamento de toda a equipe em prol de um bem maior.

Faça o controle de despesas por setor. Adote orçamentos para cada um e cobre dos responsáveis o cumprimento dos mesmos. Condicione gratificações e benefícios salariais ao cumprimento desses orçamentos. Tenho certeza que começará a colher frutos logo nos primeiros meses.

Se ainda não adota o Controle Orçamento por Centro de Custo, que tal já moldar sua empresa para começar a implantá-lo o quanto antes?

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Impostos- Decisões Judiciais a favor dos contribuintes

Se utilizar essa dica você “QUEBRA A BANCA”, não terá para mais ninguém!

Atualmente, são vários os tributos e contribuições impostos pelos Estados que são objeto de contestação pelas empresas e sociedade. Seja por ferir o princípio da isonomia; por ferir o Código Tributário Nacional; ou mesmo por ser considerado confisco, devido a elevada carga tributária imposta.

Neste sentido, muitos tributos que sua empresa paga hoje podem estar sendo objeto de contestação nas esferas judiciais e você nem sabe.

As empresas mais atentas a esse “nicho jurídico” (vamos dizer assim), entram com medidas cautelares de segurança para se beneficiarem também dessas decisões já proferidas pelo SUPREMO, mas ainda não acatadas pelas fazendas.

Portanto, o que posso lhe aconselhar neste momento é: procure se inteirar de todas essas decisões e contrate um bom advogado para defendê-las para você. Muitos advogados trabalham com custos baixos inicialmente e cobram no êxito do processo. Este tipo de acordo é excelente, pois não onera sua empresa, não te descapitaliza e todos ganham ao final.

E como meu intuito é ser prático, rápido e objetivo, citarei aqui algumas decisões existentes hoje. Preste muita atenção, pois tenho certeza que ‘uma ou outra’ se encaixará para sua empresa.

Mas, volto a frisar, CONTRATE UM BOM ADVOGADO! O barato pode sair caro!

Pagamento de PIS/COFINS sobre receitas financeiras

O artigo 1° da LEI 8.426 de 01/04/2015 estabeleceu a alíquota de 4,65% (referente a PIS/COFINS) incidente sobre todas as RECEITAS FINANCEIRAS auferidas pela empresa.

Alguns contribuintes entraram com recurso sobre a inconstitucionalidade desta lei no STJ, por alegar que o governo não poderia ter restabelecido por DECRETO tal cobrança. Isso culminou em uma decisão favorável ao CONTRIBUINTE, considerando como INCOSTITUICIONAL a cobrança (STF RE 1.043.313/RS -Tema 939).

Tal decisão declarou como inconstitucional o artigo 27, parágrafo 2º, da Lei 10.865/2004; e por arrastamento, os Decretos: 5.164/2004, 5.442/2005 e 8.426/2015.

Esse recurso, para empresas que possuem um bom fluxo de caixa e valores altos aplicados, representa uma economia bastante significativa.

Já constatei empresas economizando mais de R$ 5.000,00/mês em PIS/COFINS após entrarem com a ação.

Ações a serem tomadas: Entrar com um ‘Mandado de Segurança’ ou uma ‘Ação Voluntária’ solicitando a suspensão do pagamento desse Tributo, até que a Fazenda Nacional acate a decisão do Supremo e revogue tal lei que rege sua aplicação.

Crédito de PIS/COFINS sobre despesas com Manutenção e Combustíveis de Veículos – Frota própria

A Lei 10.833/2003 restringe o crédito dessas contribuições a somente “bens e serviços, utilizados como insumo na prestação de serviços e na produção/fabricação de bens ou produtos destinados à venda”.

MANUTENÇÃO e COMBUSTÍVEIS de veículos não foram especificamente definidos, ficando a cargo de “interpretação” da entidade fiscalizatória (no caso, a Receita Federal). Neste caso, a interpretação você já imagina qual seja e pode ser verificada na SOLUÇÃO DE CONSULTA DISIT/SRRF04 Nº 4005/2017:

“Inexiste amparo legal para apropriação de créditos da não cumulatividade da Contribuição para o PIS/Pasep com base nas despesas efetuadas para transporte de produtos vendidos em frota própria da pessoa jurídica vendedora.”

Porém, existem várias decisões do STJ que são favoráveis ao contribuinte, interpondo essa interpretação. Podemos citar como exemplo o RECURSO ESPECIAL Nº 1.235.979 – RS (2011/0023711-3), onde menciona a possibilidade de creditamento de PIS/COFINS sobre essas DESPESAS, quando a empresa, conjuntamente com a VENDA, também ENTREGA a mercadoria.

Para empresas que possuem frota própria, temos uma pilha de créditos sendo desconsiderados aí.

Ações a serem tomadas: Entrar com um ‘Mandado de Segurança’ ou uma ‘Ação Voluntária’ solicitando o aproveitamento de créditos de PIS/COFINS sobre essas despesas suportadas pela empresa.

Ressarcimento de ICMS-ST abaixo da margem

Farei um pequeno resumo do que é isso:

Esse aqui é o ‘pulo do gato’, poucas empresas sabem e raríssimas estão adotando.

Quando você compra mercadoria sujeita a ST, você já paga o imposto antecipado da venda, antes mesmo de vender.

Este imposto é pago em cima de uma MARGEM DE LUCRO PRESUMIDA (Margem de Valor Agregado-MVA).

Mas, raciocine comigo: pode ser que, ao vender, não tenha todo aquele LUCRO que o Estado “achou” que teria, certo?! Certíssimo…ainda mais nos tempos atuais de concorrência e recessão.

Até pouco tempo, esse imposto pago era IRRETRATÁVEL, ou seja, independentemente do valor que vendesse, seu imposto era aquele recolhido e pronto.

Porém, alguns contribuintes entraram com um recurso questionando esse procedimento, uma vez que o imposto deve ser pago proporcionalmente ao valor da operação.

Neste sentido, foi proferida a seguinte decisão do STF (Tema 201, STF):

“É devida a restituição do imposto sobre Circulação de Mercadorias e serviços – ICMS pago a mais no regime de Substituição Tributária para frente, se a base de cálculo efetiva da operação for inferior a presumida”

Acontece que, mesmo após essa decisão do STF, alguns Estados, como SP, por exemplo, não acataram tal decisão (e está aqui novamente minha indignação diga-se de passagem), cabendo ao CONTRBUINTE entrar com recurso para fazer jus ao crédito que tem direito.

 “Somente haverá direito ao ressarcimento do imposto pago antecipadamente pelo regime de substituição tributária, em virtude de operação final com mercadoria ou serviço com valor inferior a base de cálculo presumida, nas situações em que o preço final ao consumidor, único ou máximo, tenha sido autorizado ou fixado por autoridade competente” (Parecer PAT 03/2018 – RICMS/SP)

Traduzindo:

“Só permito você se ressarcir de vendas as quais eu ESTABELECI o preço de venda. Se tiver estabelecido uma margem de lucro em percentual(%), não permitirei..”

Ou seja, 90% dos ST´s são estabelecidos por percentual (%). Preços fixos são a minoria. Uma forma elegante de falar “NÃO PERMITO VOCÊ SE RESSARCIR”.

Sendo assim, eu peço (aliás, IMPLORO) a você, gestor de sua empresa: entre com ação para fazer jus a esse direito que sua empresa possui.

Não vamos deixar esse nosso Brasil “sem pai, nem mãe“, onde cada ente, cada Estado Federativo faz o que bem entender a bel prazer. A lei maior está lá para ser seguida. Façam jus a isso!

Ações a serem tomadas: Entrar com um ‘Mandado de Segurança’ ou uma ‘Ação Voluntária’ solicitando o ressarcimento deste imposto pago a maior nas operações que você vendeu abaixo da margem prevista.

Foram apresentadas acima três decisões judiciais de extrema relevância no âmbito empresarial e que você precisa saber para alavancar sua empresa, reduzir seus custos e, consequentemente, melhorar sua rentabilidade. Mas saiba que existem várias outras.

Lhe aconselho a se aproximar mais de seu jurídico e analisarem com cautela decisões mais recentes. Tenho certeza que se fizer e tomar os procedimentos necessários, sua empresa terá um bom retorno financeiro.

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INTEGRE e AUTOMATIZE os vários setores de sua empresa!

“A chave para os lucros é a PRODUTIVIDADE.”

Pelo menos 30% de toda a atividade de uma empresa pode ser AUTOMATIZADA e a média de erro menor que 1%!

O que vemos de empresas com um número INFLADO de funcionários “batendo cabeça” uns com os outros para resolver problemas de gestão aparentemente simples que, na maioria das vezes, se pensassem um pouco e fossem na ‘RAIZ DO PROBLEMA’, estes seriam infinitamente menores do que pregam no dia a dia de trabalho.

Muitas vezes, um simples apoio do ‘TI da empresa’ em criar recursos ou procedimentos, poderia diminuir, substancialmente, o volume de horas empregadas em determinada atividade.

Percebemos, muitas vezes, “ilhas de setores” que não se comunicam uns com os outros; seja pela falta de motivação, empenho ou mesmo conhecimento em se falar as “diferentes línguas” dos setores comerciais, financeiro, contábil e tecnologia. Aliás, essa ‘uniformização de línguas’ é a maior dificuldade e desafio que as empresas enfrentam.

Diante dessa dificuldade o trabalho vai sendo “empurrado com a barriga”, estando ‘mais ou menos certo’, ‘mais ou menos errado’, apresentando números para a diretoria com alguns pequenos ‘ajustes’, ‘marteladas’, ‘borrachadas’ ou qualquer nome que soar melhor. Gastando o mês todo para executar essa e outras ½ dúzias de atividades as quais gastaria 3 dias se os setores estivessem integrados, procedimentos uniformizados e automatizados.

Mas como diagnosticar que na minha empresa tem esses problemas que foram relatados? Como saber que tipo e quais processos poderiam ser otimizados?

Inicialmente, te falo que quase tudo pode ser automatizado com recursos simples, ou mesmo utilizando inteligência artificial, caso queira ser mais ousado e dispuser de maiores recursos para investir. Basta entrar no Google e pesquisar alguns artigos sobre o tema e ficará admirado com o que já temos de recursos disponíveis hoje em dia.

Mas seremos práticos e objetivos . Não vamos fazer de sua empresa um ‘braço’ da NASA. O ideal seria você contratar um profissional dessa área, específico em otimização e melhoria de processos para lhe dar um diagnóstico mais preciso e detalhado.

Mas para te mostrar, citarei alguns exemplos simples de automação de processos e setores, já adotados por algumas empresas ‘pioneiras’.

  • Baixa automática de boletos e cartões recebidos

Digo aqui NÃO somente boletos, mas parcelas de CARTÕES de CRÉDITO também.

Existem inúmeros softwares baratos e simples que fazem estes controles facilmente, com agilidade, segurança e todo integrado com as operadoras GETNET, CIELO, etc. Evitando, inclusive, possíveis fraudes nas vendas (cartões clonados ou roubados)

  • Liberação de pedidos e faturamento automático de Notas Fiscais

Muito utilizado por empresas de e-commerce ou empresas que possuem enorme volume de notas diárias.

Softwares que identificam o pedido, identificam o pagamento do mesmo (seja por cartão, boleto, ou até mesmo depósito bancário), realizam o faturamento automático de tais pedidos, despacham para separação e imprimem, inclusive, as notas, sem qualquer interferência do colaborador.

  • Robô que concilia clientes e fornecedores automaticamente para contabilidade

Esse é sonho de qualquer contador. Se colocar isso na sua empresa, com certeza ele te dará um presente de natal!

  • Softwares e aplicativos que substituem ‘Máquinas de cartão’

Seu Software no celular do seu cliente. Adeus àqueles “trambolhos” de maquininhas de cartão!!

  • Rotinas que agilizam fechamentos – Apuração de impostos

Rotinas que auditam, validam e integram, em um único lugar, todas essas informações da empresa e possibilitam, em apenas alguns cliques, fazer o fechamento, validação e impressão de guias para pagamento.

  • Análise de situação cadastral dos clientes

Chega de levar multa por emissão de notas a clientes irregulares com o fisco!!

  • Auditoria e conferência de impostos destacados em nota

Auditorias inteligentes que conferem ‘item a item’, ‘nota por nota’.

  • Integração entre plataformas e sistemas

Integração em que a empresa que não precisa extrair informações de dois ou mais sistemas para gerenciar seu negócio, ou até mesmo para apurar seus impostos. Chega de enviar planilha, e-mails, PDF e papeis para o setor ao lado “digitar” né!!

Citei aqui alguns exemplos para sua “inspiração”, mas tenha certeza que esses são somente a ‘ponta do iceberg’. Existem vários outras automações de processos e setores que poderiam otimizar em muito os trabalhos que são executados no dia a dia. Poderíamos ter um longo debate discutindo sobre isso, mas minha intenção é simplificar e, ao mesmo tempo, despertar seu olhar para isso; pois tenho certeza que vários setores de sua empresa estão “puxando” a barra de sua lucratividade para baixo. Larguemos o amadorismo e vamos jogar um jogo de profissionais! Implemente recursos tecnológicos não somente para reduzir seus custos, mas para alavancar, expandir e consolidar seu negócio, até mesmo nas esferas internacionais!

Somos parceiros homologados do ERP Sankhya.

Somos também especialistas na integração de plataformas, aplicativos e demais sistemas,  WEB´s ou não, que necessitam ser integrados com seu sistema de gestão atual.

Temos consultores e desenvolvedores experientes para atender qualquer implementação que necessite.

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